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FAQ(よくある質問と回答)

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目次


身の回りの整理(9Q)
Q1:行政で永年保存になっている『統計』は各行政に配布されておりこの文書は殆ど見ることがない、近隣の行政に聞いてもやはり永年にしている。本当に永年に残さなければいけないのか?

A1:保有している文書の価値は「検索頻度」「原本の価値」「情報の価値」によって取り扱いが異なります。役場では殆どが見ることがないとのこと、特に印刷物では永年に残す必要があるのは多くの人に活用していただくために集めている資料室・図書館で管理することにより効果が高く、歴史的資料としての価値がある
 ただし、貴行政地域調査による独自の統計は印刷して配布されていませんのでパソコン上で管理されているデーターについては紙に打ち出して永年とすべきです。
 この時の永年という意味としては基本的に10年以上残す文書という位置付けでよく、10年経過後にどうするか考えればよい事である。
 必要なときは都道府県の図書館や発行元に問い合わせれば手に入ることが判明している場合、3年経過後は廃棄処分にすればよい。
  


Q2:役場の文書管理規定によれば「官報」の保有年を永年にしているが、他の行政は10年に変えているところが多い。現在は送られてきても見ることがないのでそのまま綴じているだけであり、スペースを取って邪魔になっている。保有年を近隣にあわせて10年に変更を考えているのだがもっと短くしてはどうだろうか。

A2: 



Q3:ファイリングの整理では『捨てる』ことを薦めているが、よく発生することであるが、『捨ててしまって』から必要になったときにはどうすればよいか(製造業 O氏)

A3:物を捨てることは貴重なものをみつけることでもある。捨てるためには捨てようとするものを一度確認し「捨てるかどうかの判断」がはいる。つまり『処分』という行為が発生し、廃棄することとは意味が異なる。
a)処分をするとはオフィスから書庫に移す文書
b)廃棄処理するための仕掛けを作ってから捨てる文書
c)活用する頻度から廃棄処理する文書、
?過去形で考える
 今までに使ったことがあるのか、今までに役に立ったことがあるのか、これからも使うのかと考える。逆に、捨てることを考えた時にはお金を使ったから、時間をかけたから、もったいないと考えてしまう。もし1〜2回も使ったことがあるのだから、捨てても良いのではと考えてみる必要がある。簡単な事例は話題本やベストセラー本を買って、一度読んだ後は二度読むことは殆んどないのでは、このようなものを残していてもスペースの無駄である。 どうしても捨てられないなら、人にあげるのも一考である。
?期限を決める
 一定の決められた期限までに使ったことがあるか、もし使ったことがなければ捨てる。また、保有しているものの重要度が低いものについては保有期間を短くできないかと考える




Q4:文書の私物化を止め、情報の共有化を図りたいが、どうしても。私物化を止めさすことができないどうすれば良いだろうか?

A4:文書の私物化を止めさすことは難しい。図1−6のように自分の所にきた文書は他にまわさずに、自分のところに仕舞いこむ。また引出しの中は写真のようにノリが2個、ホッチキスが2個となんでもかんでも取り込んでします。特に年配者の間では物を持つこと(物持ち)という考え方が強く、仕事の効率や成果よりも上司から顔が見えるところでの在籍時間を重視している。




Q5:
オフィスの整理をすると書庫に移す文書がたくさん出てくるので、書庫整理をする必要がある。そこで、各部署から文書管理主任を任命し、文書管理主任会議で業務命令として書庫の整理を指示したが上手くいくか不安である。

A5:
一般に書庫整理と称して、貴重な文書が廃棄処分
にされている場合が多く見受けられる。書庫整理とは図1−8の工程のように書庫にある文書を洗い出し、必要なものと廃棄するものに分け、残すものは直ぐに取り出せるように整頓をする必要がある。



Q6:
製造部はコンサルが入ってきれいにしているが、管理部門は書類の山である。どうすれば製造部のようにきれいになるか

Q6:
一般に管理部門はコスト意識が低く、事務の問題点をあげると
a)事務の生産性が低い
わが国で特に遅れているのが事務部門の合理化である。その理由として、つぎのことが挙げられる。
★事務の種類は多いが量が少ない
★個々の仕事の内容について標準作業時間の測定が困難なため分析研究がしにくい
★高度で頭脳的な仕事だから分析の対象にならない
米国の事務はルール化が進み、少ない人数で運営されるように標準化がされているが、日本の場合は個々の人間の知的レベルが高いために個人の力量に任され、標準化は反って遅れている。事務部門のムダを減らし、改善と合理化が組織の運営に大きなポイントとなっている。



Q7:
先生の指導では書類を放置していて、盗まれた場合には盗んだ方が悪いのでなく、放置しておいた人が悪いとの話であるがどうすればよいか。私の会社では、退社時に机の上を片付けずにやりかけの仕事をそのままにして帰る習慣がある。

A7:
片付けると、次の日に資料が何処にいったか判らないために準備に時間がかかるという理路整然とした考え方かもしれませんが、これはウソです。忙しさを強調するためのデモンストーレーションかもしれませんが、段取りが悪く、生産性が低く、仕事に対する意欲の低い人を意味しています。



Q8:
先生はパソコンを直して帰宅するようにと指導しているが、当社では社員が休むことを考え、逆に机の上において帰るようにと指示しているどうすればよいのか

A8:
パソコンを机の上に置いて帰り、パソコンが盗まれたらどうするか、私の友達の会社でパソコンの盗難事件が発生しましたが、パソコン自体は20万円程度でかもしれませんが、そこに登録されていた情報が使えなくなり、元の状態に復帰するまで約1ヶ月も掛かり、その間、お客様に大変な迷惑をかけ、事務に支障が発生したことのリスクが一番大きい問題であったとのこと。



Q9:
5Sをやっているが、上手くいかない。何か手立てはないか

A9:
.肇奪廚会社を回っている時に何をチェックしているか。種々な表などが職場に貼っている場合、その表などにサインをしているか。。やっている事を認めて、初めてやる気が出てくる励みを作ることを考えては


文書管理について(5Q)
Q1:
文書分類表を作成して管理しているのですが、文書によってはAの分類、Bの分類にも入る場合があるのですがその場合には重複して管理するのですか、それとも片方(A)に決めてしまうのですか(現実にはコピーして両方に入れています)

A1:
一々コピーをしないで、図2−1のように、よく使うA分類に文書を挿入し、他の分類にはメモ用紙を入れておきます。そうしないと内容の変更・修正等が発生した場合にA分類だけになってしまい。同じ文書のはずがB、C分類の文書は変更・修正を忘れると別な内容の文書となり、トラブルを引き起こすこと可能性がある。



Q2:
紙文書は登録簿を作成して管理しているが、電子文書や印刷された文書については分散されています。現実には一緒に見て使いたいのですがどうすればよいでしょうか

A2:
ファイリングのノウハウとして、つぎのことが上げられる。



Q3:
大分類・中分類・小分類と分類表を作成して、文書件名簿を作成しているのですが、分類によって発生する文書量が異なるのですが、もっと他の良い管理方法がないでしょうか

A3:
分類とは同じ性質のモノを集めることであり、この分類をまとめて分類表にすることで探しやすくなります。一方、分類表を細かく作成することにより探しやすくなりますが、欠点もあります
 a)登録する文書をどの分類に入れたらよいのか、人により異なる
 b)組織の分離・合併毎に新しい分類表を作成する必要が発生する
 c)時間の経過とともに、業務の実態に合わなくなる

 今回の質問はc)を指しています。一般に割付方式は管理をするという面ではよいのですが、活用するという面ではご指摘のとおりに使い勝手が悪いです。そこでワリツミ方式をご紹介します。
分類表(図2−4)は組織の業務内容で大・中分類表を作成します。
大分類は組織の規模にもよりますが5〜20程度に抑え、中分類は各大分類に対して10以下にまとめる。また大分類を管理・業務・サービス・その他の4つにまとめることができます。



Q4:
当役場では簿冊管理から3年前にフラットファイルに変えました。今度の市町村合併では検索性、情報の共有化等からバーティカルファイルに決まりました。当役場でも早急にバーティカルファイルに切換える必要があります。どうすれば費用をかけずに簡単に切換えが出来るでしょうか

A4:
簿冊ファイルからフラットファイルにしたのはよいことです。フラットファイルは簿冊とラテラルファイルの中間の位置にあり、簿冊ファイルと比べて検索性に優れ、特別な教育もなく慣れ親しんだ方式である。
 ラテラルファイルでは文書に穴を開けて綴じないので従来の方法と比較して行方不明や紛失の不安感がありますが、検索性・タイトルの登録方法等かなり類似点があり、難しい教育なしで移行が可能です。
 そこで、移行までの手順を図2−6に表わした。この表より、ファイルをフォルダーに置き換えるだけで、



Q5:
今までは時系列に出張報告書 (復命書) を伸びるファイルで管理していいたが、ラテラルファイリングでは出張から持ち帰る厚い資料は一つのフォルダーには入らない、だが使い勝手から一緒に管理したい場合どうすればよいか。
 また、県から条例についての連絡がある場合、その説明文が厚く、一つのフォルダーでの管理は難しい(岐阜県・M役場)

A5:
該当フォルダーの後ろに資料をいれて管理をする方法がある。つまりファイリングのノウハウは
 〇箸い笋垢する
   一緒に使うものは一緒にファイルする
   ファイルを厚くしない
 探しやすくする
   関連付けて並べて置く
   ガイドをつける
ペーパ文書をデジタル化(4Q)
Q1:
当社では永年文書も電子文書のままで管理しているがそれでよいのか

A1:
永年文書とは10年以上残す文書であり、10年を経過後に見直すように指導している。電子媒体を永年に管理しても技術の進歩が媒体の再現性、可視性、安全性から考えても古いままの状態で維持することは組織のリスクが大きい。そこで、紙に打ち出して管理する必要がある。



Q2:
3000冊保有している永年文書の電子化を考えている。ソフトはFZ社の文書管理システムでPDF文書にして残す事を考えているがどうすればよいか

A2:
システムの保障期間を何年に置くかで取扱いが異なる。たとえPDFであろうとも10年の保証は難しい。定期的に媒体のウツシカエを考える必要がある。
最初の本『ファイリングシステム入門』は日立製作所が販売しているソフトをこれから10年間の保証をするからと社内に通達を出したので、日立のソフトを事例として紹介をした。
 このような保証をしてくれるかの確認を取っておくべきである



Q3:
当社では紙で持っている文書をデジタル化したり、デジタル文書を一々紙に打ち出したりして管理しているが、ペーパーファイルとデジタルファイルの切り分けをどうすればよいのか

A3:
デジタルのメリットは即時性・圧縮性・網羅性・活用性が上げられます。一方ペーパのメリットは証拠性・証明性・価値性・永続性が考えられる。そこで、デジタルで作成したものはデジタルのままで活用するのが基本である。だが、パソコンを清書機として活用している人は一々ペーパに打ち出している。



Q4:
いま、保有している紙文書をスキャナーで入力すると大変な費用と時間がかかるがどうすればよいか。

A4:
いま、保有している文書がこれからも活用されるかどうかである。一般に組織で管理している文書の半分はこれからも活用されることはないと思えます。


デジタル文書の管理(Q11)
Q1:
パソコンのデスクトップも、マイドキュメントの中も文書が溢れているがどうすればよいのでしょうか。重複した文書があちこちのファイルに入っています

A1:
一般にパソコンの文書を分類すると図4−1に図示したように管理・業務・サービス・その他に分けることができる。



Q2:
特許の係争で12、3年前の資料の提出を求められた。この時の考え方や自筆でのメモも同時に提出するように言われている。管理とすればどうすればよいのか

A2:
私達は一般に特許は文書を作成して出願した時を基準に考えますが、外国では考えた時の日時を優先にし、これを問題にします。そのために自筆でのメモを証拠として求められます。そこでノート(レポート用紙ではない)に時系列に考え方等の気づいた事をメモし、同時に日付を記入しておきます。できれば上司のサインを求めます。または、弁護士(又は弁理士)に連絡して書面で残します。


Q3:
出願特許文書を時系列に書類に番号を付けて残しているが、タグ付けはどうすればよいのか(時系列に番号を付けて管理しているのは、 廃棄したときに番号の抜けで管理がしやすい)

A3:
出願特許文書は出願から公開までかなりの日数がかかり、途中経過書類が発生する。また、管理の方法としては進捗経過がわかるようにする必要がある。公開後も異議申し立ての対応文書、公告公開後の特許権設定登録等特許の有効期限まで様々な文書が追加されて、増える一方である。



Q4:
ペーパでの文書名はいくらでも長くつけることができるが、デジタル文書では余り長く付けられない。そこで、同じタイトルの文書を多く作る。どのようにタイトルを付ければよいのか教えてください

A4:
タイトルの付け方は基本的には15文字以内とし、紙文書と一緒に5W1Hの要領であるが次のことに気をつける必要がある。




Q5:
情報システムより階層を決めているので、そこに文書を入れるように指示があったが何か使い勝手が悪そうであるどうすればよいか?

A5:
全社統一したサーバ管理するとなると、情報システムが独自にシステムを考える必要がある。当然、仕事の内容もわからずに一方的に作成するから、使い勝手の悪いシステムが出来上がり、使われなくなる場合が多い。一般に各部署の仕事の流れとその時に発生する文書の種類と量及び検索方法と検索頻度、保有期間等を把握した上で、各部署で発生している目に見える問題点と目に見えない問題点を切り出して、その解決方法として情報システムの構築をするべきである。



Q6:
機密文書の取扱について、作成文書自体に何か対応はないか

A6:
一般に、パソコンで作成した文書に対する文書の取扱い規定を作成している所は殆どなく、文書を紙で打ち出して社外秘等の取り扱いをしているが、現実にはオフィスパソコンにそのまま原本と同じ文書が残っている。むしろ、紙に打ち出さずにデジタル文書に図4−6の要領で透かしを入れるべきである。



Q7:
技術文書が分散しているが、情報の共有化を図りたいがどうすればよいか?

A7:
各部署や個人で管理している技術文書の共有化ということであるが、電子ファイルを導入することで、共用化はできるが、共有化とは異なる。
※注 共用: パソコンや什器を共同して使用する
共有: 二人以上が一つのもの(文書)を共同して所有する
共有化するためには各部署や個人でお持ちの技術文書を集中管理する必要がある。つまり、データベースの構築である。
データベースとは全てを電子ファイル化するものではなく、使い勝手やニーズから電子ファイルとペーパファイルで管理するものとに分ける必要がある。そのためにも図4−7に図示したように各部署から推進委員を選任し、ファイルシステム導入委員会を立ち上げる必要がある。
つぎに、キックオフセミナーを開催しトップによる宣言と研修を行う。
この時のテーマとして『身近な書類の整理』をお薦めする。これは個人の机の回りを整理する事で廃棄処分にする文書が多く出てくる。
また、重複したコピー文書や廃棄してよい個人持ち文書を洗い出す事で共用什器での集中管理をすることができる可能性が高まるようになる。
電子ファイル化に適した文書を選定して、電子化をしてみる。一方紙文書も同時にどのように管理すべきか検討するべきである。
システムが完成して終わりではなく、常に維持継続するために定期的にチェックをし、問題点の抽出と改善をすることを忘れてはいけない。



Q8:
デジタル化をイメージ文書で残す場合にPDFとTIFがあるがどのように異なるのか (製造業)

A8:
イメージ文書として残す方法にはソフトとしてPDF(portable document format)とTIF(tagged image file format)がある。イメージ化する方法としてスキャナーから読み込む方法とWordやExcelで作成した文書をイメージ文書に変換する方法がある。
 WordやExcel で作成した文書をPDF化した時はテキスト情報の他に、フォントやレイアウト、画像の情報などがファイルに含まれているので、テキスト情報を使って検索が可能であり、編集機能を持つソフトを使っての加工も可能である。



Q9:
現在、デジタル文書としてWordやExcelでISO文書を管理しているが、原文のままだと改ざんされる可能性がある。そこでPDFにして残すことを考えているがどうすれば良いのか

A9:
先ず、PDF化するにはAcrobat PDF Writerが必要である。PDF化の流れを図4−9に図示した。この図より従来の印刷要領で簡単にPDF化ができるのはお判りだと思う。だが、PDF文書をどのようにして管理するかが大きな課題である。従来のようにパソコンの中に大分類・中分類・小分類と階層を作って管理する方法と図4−9に図示したようにイメージ文書を管理するソフトを使って管理する方法がある。



Q10:
図面はCADで作成してデジタル文書で管理しているが、クレームが定期的に発生する。どうすれば技術を継承することが出来るでしょうか

A10:
図面は変更をしたときに時系列に経歴を記入して技術の継承をしてきた。また、技術者も現場で実際にモノつくりをしながら図面に反映をしてきている。つまりアナログの世界で物が作られている。だが、最近はコンピュータを操作する人が設計をし、ものづくりとは関係のないところで設計され、クレームが出て初めて個人のノウハウとして蓄積され、他の人には継承されることがない。そこで、新入社員が同じ失敗をする時期が先任者と同じ時期に到達するので同じ失敗が定期的に発生すると見られる。
 対策のひとつの方法として、CAD図面を紙に打ち出して管理する方法をとっているところもあるが、折角のCAD図面に枝番をつけ、その枝番に技術情報(またはクレーム情報)をリンクさせておく


Q11:
当社では以前に光ファイルシステムを導入したが、メーカーが保障を打ち切ったので、他のパソコンソフトにコンバータして使用している。今は決済に使うワークフローと技術情報を管理しているネットワークが別々に働いている。また、パソコンの導入時期により基本ソフトが異なり使い勝手が悪いどうすればよいのか

A11:
最近は従来のWindousからLinaxに変える企業も出てきた。これは図4−10のように2〜3年で新しいソフトがで、折角なれたところに新しいソフトが導入され使い勝手が悪い。私もオフィスは当初はWin95(今はWin98)で、自宅はWin98でモバイルはXPと使い勝手が悪い。
上手に維持する(Q3)
Q1:
会社に入って2年目ですが、私が文書管理者に選ばれ、上司から「会社の文書管理をどうすればよいか」勉強するように言われた。

A1:
文書管理者とは組織で発生する業務文書を管理する人であり、その管理責任者は各部署の長であり、総括管理責任者は役員レベルを指します。また、管理責任者を補佐する人として文書主任を指名します。そして、各人に文書の管理を任せている組織では全員が文書管理者となります。また、文書管理責任者は各人の管理している文書がどのように取り扱われているかチェックする責任があります。当然、部下の引き出しや什器の中を開けなければならないことが義務付けられています。



Q2:
組織資産としての記録と証拠能力としての記録があるが、管理のし方はどうすればよいか

A2:
私達が仕事をして、記録を残す必要性は『再度利用する』『証拠証明をする』『他の人に伝達する』と大きく3つに分かれるが、この文書を作成するには当然、時間とお金が掛かっている。その為にも、それに見合った価値を考えた時に『組織資産』と『証拠能力』が上げられる。
 だが、わが国では文書を作成してファイリングすれば終わりという考え方が根付いている。これを分類するとつぎのようになる。

組織資産としての記録
1)知的財産として権利が認められている
 |作権
 工業所有権
特許権、実用新案権、意匠権、商標権
2)許認可を取ることにより社会的に認められる要素がある
 ‖荵絢垉ヾ悗砲茲詛Ь據ISO、JIS
 国家認証・資格
 6罰ηЬ據資格
 い修梁
3)蓄積ノウハウとしての資産
 ゝ蚕僖譽檗璽(実験データ・設計書を含む)
 ▲レーム情報
 マニュアル
 い修梁
 1)、2)は許認可書を額縁等に入れて保管・管理している
 3)の調査(実験)報告書は部外秘・社外秘・特定顧客、学会、拡販、書籍と変化する

証拠能力としての記録
1)業務上での記録
 ‐λ36条
 ∨/誉破〇楾垉則59
 O働基準法109
 い修梁硝ゝ則
2)権利上での記録(押印等で確認)
 〃戚鷭顱Τ仆
 登記文書(土地・建物)
 F探までの考え方のメモ
 な欷噂駑
3)品質保証での記録
 .肇譟璽汽咼螢謄J現
   検査表、設備点検表、作業手順書
 PL文書
   取扱説明書、カタログ、仕様書
 その他

デジタル化での注意点
 税務・可視性、真実性、証拠性
 医療・安全性、再現性、共通性


Q3:
当社ではデジタル文書を外出先からアクセスして見れるようにしているが、最近のサイバー攻撃による被害状況から「セキュリティの面から問題がある」とシステム担当者が外部からの検索を中止する方向で動いている。
 当社ではホームページを開いたおりにハッカーに入られ、社内のデータが壊された経験がある。その時の修復やセキュリティ対策に多大な費用が発生しているので、システムの言う事も判るが、情報の共有化をして業績を上げる方向が求められているのに逆行するのではと考えている。
 また、iDC(internet data center)の利用という考え方もあるが、中小企業には向いていないのでは

A3:
大企業ではセキュリティ管理やデータの管理は専門の担当者や企業に依頼して対応ができるが中小企業に専任者を置くと大変な費用が掛かり、セキュリティ対応にしても知識の教育に膨大な費用が掛かる。むしろホストコンピュータ(サーバー)を専門業者に任せる方が費用的には安くなり、余分な神経を使う必要もない分だけメリットが大きい。
 この機会に社内の文書管理を見直しては、一般にサーバーで管理している80%の文書は殆ど見ることが無いと言われている。そのような文書でも仕事をする上で残しておく必要がある。だが、サイバー攻撃を受けたり、ソフトやハードが変わったりしても5年、10年後に必要があれば検索できるように残す必要がある文書がある。そこで、文書の価値によってデジタルとペーパーに切り分ける事を考えてはどうだろうか。


 
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