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FAQ(よくある質問と回答)

メインページ »» ファイリングの手法について

目次


今あるファイルにはあてはまらないので、新しいファイルを設けようと思うが、枚数が少ない・・・
回答:これらのファイルは一般に『雑ファイル』『その他ファイル』等で片付けられていた文書ですね。
新しいファイルを作ると、ファイル数が増え、そのままオフィスで放置される運命になります。そこで、一段階上のタイトル名(大分類又は中分類)を付け、見出しを追記するようにした方が良いと思います。
これからも同じような文書が出てくると思いますので、発生する毎に追記をする習慣を付けてください。そのうちに関連文書が増え、新しいファイルに分冊できると思います。
整理整頓と言いますが、意味を教えてください
整理整頓と一つの言葉で使われているが

整理:次のように分けること
 今いる物(生文書)⇒ 4時間以内に使うもの
 急がないもの(休文書)⇒ 5日以内に使うもの
 当分いらないもの(半死蔵文書)⇒ 6ヶ月以内使ったもの
 捨てるもの(死蔵文書)⇒ 6ヶ月以上使わなかったもの

整頓:いつでも、誰でも、要るものが、直ぐに取り出せるように並べておく
 定位置 ⇒決められた位置に
 定量  ⇒決められた最小量
 定方向 ⇒いつも同じ向き
 表示  ⇒物に表示をする
 標識  ⇒その場所に標識をつける

例えば、引き出しを例に取ると
余分なものは写真のように一箇所に集めて必要な時に取り出せるようにする。
また、引き出しの中は元の位置に戻せるように仕掛けを作っておく



枚岡合金工具蠅旅場見学会で撮影しました資料を基に掲載しました。
営業担当者毎の区分と、項目ごとの区分を一つの方法でしたいのですが?
現在、バインダで、担当者毎にファイリングしているとのこと、担当者が書類の塊を机の上に置いて行く、担当者が自分では探せない、他の人の文書も見たい、お金をかけないでよい方法はとのこと。

先ず、バインダーでの管理を止め

発生する文書は封筒に入れ、日付けとタイトルを封筒の端に書く

区分毎にボックスファイルを作成する。

担当者が10人以内なので、担当者毎に色分けをする

そこで、収納した封筒にカラーシールを貼り付けることで、

区分から検索して、担当者名も簡単に見つけることが出来る。

収納はファイル管理者がしても、検索は各担当者がする。

(2006.9.7東京開催:パソコンファイリングセミナーにて)


 
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