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FAQ(よくある質問と回答)

メインページ »» 紙文書と電子文書の特徴

目次


紙文書のメリットとデメリットについて
・メリット
直接見ることが可能。
 (装置およびエネルギーコストが不要で、どこでも見られる)
一覧性と、ひと目で見ることなどが可能。
 (例:広げて閲覧、冊子の大よその厚みで開く、パラパラめくり、俯瞰等ができる等)
改ざんの痕跡が残りやすい。
原本と複製の区別がある。
紙の状態から作成時期の見当がつけやすい。
保存状態が良好の場合、長期保存ができる。(特に中性紙・和紙の場合)

・ デメリット
保管場所が必要。(保管場所の確保が必ず必要)
文書の共有には、複写して配布およびその複製の各地での保管が必要。原本だけの運用の場合は、頻繁な搬送と回覧や貸し出し管理に人的コストがかかる。
コピーすると劣化する。
持ち出しなどによる隠匿が可能。もしくは紛失などが有り得る。
酸性紙は劣化により変質する。上質紙等も紙の変色や虫食いなどにより劣化・破損等する。
折り目がすり切れて読めなくなることがある。
紙の輸送・生産等においてCO2 が発生する。
電子化文書のメリットとデメリットについて
・ メリット
保管場所をとらない。(場所の削減および他の用途への場所の転用が可能)
遠隔地を含む、文書の共有が簡単。人的な搬送や貸し出し管理などが不要。
大量に保管された文書から、簡単に検索が可能で速く探し出せる。
原本と同一の複製が可能。(事業継続のために遠隔地へ複製を保管できる)
大量の輸送や閲覧等の利用においてCO2 の発生が少ない。
暗号化やアクセス制御等のセキュリティが施しやすい。

・ デメリット
直接見られず、検索機能と表示装置や印刷装置が必要。(エネルギーコストが必要)
改ざん、修正、すり替えなどが容易で痕跡が残りにくい。(防止や証明の措置が必要)
ファイルの日付は書換え可能であり、作成時期の確定が困難。
システム障害や媒体劣化、システム更新などにより、内容の消失および変質、互換性喪失などのリスクがある。
セキュリティ対策が無いと盗難、漏洩、盗み見が大量かつ秘密裏に行われやすい。


 
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